Soporte Google Workspace Email / GSuite y Google Gmail Empresas

La importancia de los registros DNS bien configurados

Una vez evaluado el funcionamiento de Google Workspace, Gsuite y/o Gmail empresas en la nube, comienza la revisión de registros DNS relacionadas al dominio en cuestión, validando cada uno en Internet con herramientas como MxToolbox.
Tambien se revisarán aspectos de servidores de aplicaciones, pc o dispositivos relacionados a emails, y que el cliente desee tratar

Al revisar los registros DNS del dominio que utilice Google como solución para sus emails, y sobre todo cuando eso conviva con otros sistemas o subdominios de email, cada registro dns deberá probarse para validar su funcionamiento. Cada tipo de registro tendrá un papel fundamental:

• Registros de tipo A del cliente
  Garantizarán que cada dirección ip involucrada es la correcta y que cada subdominio bien asignado.
• Registros de tipo MX del cliente
  Garantizarán que cada mx propio del cliente, si es que existiese, esté bien configurado y disponible para su uso en un marco seguro y sin interferir otros sistemas.
• Registros de tipo MX y CNAME de Google
  Garantizarán que cada mx indicado por Google esté presente y sin interferir otros sistemas.
• Registros de tipo TXT del cliente que conviven con registros TXT de Google
  Se revisa uno por uno cada registro de texto relacionado al email: SPF, DKIM, DMARC. Se valida cada uno en Internet poniendo énfasis en que no se interfiera en los registros indicados por Google. Por ejemplo se cuida que el nombre del registro DKIM de Google no coincida con el nombre de un registro DKIM del cliente.
  Tambien se cuida que el registro SPF incluya las ips del cliente y las ips de Google también, ya que el SPF es un registro único.

La importancia de los registros DNS bien configurados

Al trabajar con un dominio propio dentro de Gmail, será importante que cada cuenta esté correctamente configurada, cualquier descuido en estas pantallas podría luego generar errores de operación

Cuando se configura cada cuenta en entornos como Gmail, en todo momento deberán contemplarse asepctos de conexión, de sicronización y de seguridad. La conexión de salida siempre utiliza el protocolo SMTP, pero el delivery de mensajes de entrada podrá realizarse por POP3 o por IMAP, y cada una de estas configuraciones aplicadas tendría que tener en cuenta dónde quedarán almacenados los mensajes en todo momento, si existirá sincronización, y cuales serán las políticas de resguardo para no perder nunca información.

Otro punto importante es la POLITICA ANTI-SPAM Y DE FILTROS que se llevará a cabo. Se sabe que Google trabaja con su propio anti-spam en la nube, dificilmente se podrá variar el funcionamiento de este anti-spam implícito en los sistemnas de Google, pero algunos detalles podrán ser configurados en la solapa de Filtros y Bloqueos, donde se podrá tener una lista de direcciones o dominios de confianza, y una lista de direcciones y dominios a bloquear. Tambien se podrán indicar reglas que por ejemplo permita bloquear un email que contenga una palabra determinada.

Como parte de estas configuraciones, se deberá siempre poder saber que el usuario final tendrá la posibilidad de aplicar todo lo necesario para una operación de email hoy en día: AUTO-RESPONDEDORES (ej por vacaciones), REENVIADORES, FIRMAS, COMPOSICION DE MENSAJES EN HTML, etc

Un párrafo aparte para lo relacionado a mailing masivo

De acuerdo a nuestra experiencia de varios años, consideramos que cuando se desea utilizar una cuenta de email del dominio para correo masivo, supongamos enviando a decenas o cientos de miles de destintarios, en esos casos es mejor utilizar un MX externo en lugar de los MX provistos por Google.

En algunos casos cuando las necesidades de mail masivo son muy importantes, solemos siempre utilizar un SMTP con un dominio distinto al que se tiene con Google, ya que es casi imposible la convivencia de ambas soluciones (la de cuentas corporativas de personas y la de mailing masivo de alta carga) en el mismo dominio y entorno.

Opciones de contratación

Este servicio presenta distintas opciones de contratación, dependerá de la cantidad de cuentas y de los objetivos del cliente:

• Sesión aislada de hasta 1 hora 30 minutos de conexión
  Esta modalidad es la ideal para resolver cuestiones puntuales relacionadas al email y a Gmail en particular.
  Incluye una revisión/soporte a los 7 días de aplicado el trabajo
• Sesión periódica cada 15 días, de hasta 2 horas de conexión
  Esta modalidad es la ideal para tener un seguimiento y re-optimizaciones, asegurar resguardo de la información (backups). Ideal para casos corporativos.
• A conversar con cliente
  Siempre estaremos abiertos a buscar la modalidad adecuada segun lo buscado por el cliente.

El uso de la conocida herramienta de acceso remoto TeamViewer® permite que se pueda hacer el trabajo de asistencia y reconfiguraciones sin solicitar datos confidenciales como usuario y contraseña de cuenta Google del propietario.

Google Workspace / G Suite / Gmail - cómo es el paso por paso de este servicio de asistencia

Si Ud considera que los siguientes pasos serían útiles para resolver su caso, aguardamos su contacto

• ANÁLISIS INICIAL
  El primer paso será revisar en internet aspectos del dominio, dns, y configuraciones de email (MX del dominio), conversar y que el interesado nos comunique sus problemas actuales y expectativas de solución con nuestra ayuda y supervisión
• ASISTENCIA / SUPERVISIÓN / RECONFIGURACIÓN
  Una vez analizado el caso, el siguiente paso es agendar el momento para conectarse via TeamViewer y que realicemos el trabajo, siempre acompañado a la vez por la llamada telefónica, que permitirá que podamos explicar al cliente cada detalle que reconfiguramos, y por qué lo estamos haciendo.
  En la mayoría de los casos se crea la cuenta de e-mail desde cero, tomando o no parte de la información que existía de antemano.
  En todo momento el cliente podrá opinar, consultar, dar su punto de vista, etc. Por ejemplo: se querrá o no dejar una copia de los emails en el servidor? cuántos días?
  Esto es muy importante, porque las características de este trabajo incluyen aspectos de INTERACCIÓN (escuchar comentarios del cliente), y de CAPACITACIÓN: cada ayuda o concepto, podrá ser escrito por el cliente para su futuro uso.
• REPASO Y REVISIÓN FINAL
  Una vez aplicada toda la reconfiguración, pasamos a probar las cuentas con envío y recepción.
• DUDAS Y CONSULTAS
  La parte final de la sesión está dedicada a dudas y consultas por parte del cliente, que trataremos de contestar al 100%.
• A LOS 7 DÍAS: ULTIMA REVISIÓN/SOPORTE
  Si el cliente lo desea podrá reconectarse a los 7 días para revisar que todo se mantenga OK.