Cómo evitar que mails de cobranza vayan a spam: guía definitiva para agencias y pymes
Tus emails de cobranzas y avisos de deuda terminan siempre en la bandeja de spam o son rechazados? Descubrí las configuraciones y mejoras que necesitás para garantizar la máxima entregabilidad.
Tags: Soporte técnico escencial para mailing, Buenas costumbres para envíos masivos, Guías paso a paso, Mensajería para avisos de deuda y cobranzas
Enviar un correo de cobranza no es lo mismo que enviar una newsletter. Para Agencias de Cobranza y PYMEs, estos mensajes son la línea vital de su flujo de caja, pero a menudo se enfrentan a un desafío frustrante: la alta probabilidad de ser marcados como spam o simplemente desaparecer en la nada. La razón es simple: los filtros antispam modernos son muy sensibles al contenido de cobranza y, si la configuración técnica de tu servidor es débil, la entregabilidad cae en picada.
En esta guía, desglosaremos las dos áreas clave para revertir esta situación: las configuraciones técnicas (SPF, DKIM, reputación) y la optimización del contenido del mensaje. El objetivo es que sus notificaciones de pago lleguen siempre a la bandeja de entrada.
La raíz del problema: ¿por qué los mails de cobranza son marcados como spam?
La mayoría de los servidores de correo electrónico gratuitos o compartidos carecen de las defensas necesarias para manejar un volumen de tráfico tan sensible. Los filtros de spam observan la probabilidad de que un mensaje sea no deseado, y los correos de cobranza, por su naturaleza, a menudo activan alertas.
La susceptibilidad de las listas de cobranza
Las bases de datos utilizadas para la cobranza tienden a contener direcciones antiguas, inactivas o de dudosa procedencia. Cuando un servidor envía repetidamente a direcciones inexistentes (hard bounces), los proveedores como Gmail u Outlook rápidamente degradan la reputación de tu IP y dominio. Esto afecta directamente la entregabilidad de sus correos legítimos.
Factores que destruyen la reputación ip (y cómo evitarlo)
La reputación de la dirección IP es como un historial crediticio en el mundo del email. Factores como los picos repentinos de volumen de envío sin pausas entre disparos de correo, la falta de autenticación adecuada, o un alto índice de quejas de spam (cuando el receptor pulsa "Marcar como Spam") pueden hundirla. Una IP o un dominio maltratado asegura que sus correos sean bloqueados.
La triple defensa técnica: SPF, DKIM y DMARC (el básico irrenunciable)
Si tu servidor no está firmando digitalmente tus mensajes, Google y Microsoft no tienen manera de saber si vos sos es el remitente legítimo o un impostor.
Configurar y mantener un Servidor SMTP con Soporte Personalizado es el primer paso indispensable.
Configurando SPF: Validando quién puede enviar por tu dominio
El Sender Policy Framework (SPF) es un registro DNS que le dice a los servidores de destino qué direcciones IP están autorizadas para enviar correos en nombre de tu dominio. Una configuración incompleta o incorrecta de SPF es una invitación al spam.
Implementando DKIM y DMARC: El sello de autenticidad
DKIM (DomainKeys Identified Mail) añade una firma digital al encabezado del email, asegurando que el mensaje no fue alterado durante el tránsito. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) utiliza SPF y DKIM para indicar a los servidores receptores qué hacer si un correo falla la autenticación, proporcionándole reportes valiosos sobre quién está intentando usar tu dominio.
Repasemos paso a paso todo lo necesario para que los mensajes lleguen a bandeja de entrada y además sean exitosos para el objetivo que se presenta
🔑 Clave 1: Optimización de la reputación ip y el "calentamiento"
Los servidores de correo necesitan ver un flujo de envío estable y coherente para confiar en vos.
¿Qué es el "Hard Bounce" y cómo afecta tu reputación?
Un hard bounce ocurre cuando un correo es permanentemente rechazado (dirección inexistente). Un alto número de estos es una señal de alerta máxima. Para evitar que sus servidores sean penalizados, el sistema debe automáticamente depurar estas direcciones después del primer rebote.
Protocolo de calentamiento (warming-up) para servidores nuevos o con baja actividad
Si recién comienza a usar un nuevo servidor o IP, debe "calentarla" gradualmente, aumentando el volumen de envío lentamente. Esto establece una reputación positiva y consistente ante los proveedores de correo. La mejor manera de asegurar un correcto calentamiento IP es con un Servidor de Mailing Masivo para Agencias de Cobranzas que monitorea este proceso por usted.
📝 Clave 2: El contenido del email y las palabras "gatillo" de spam
Aunque la técnica es vital, el contenido puede sabotear sus esfuerzos si es demasiado agresivo o utiliza lenguaje que parece fraudulento.
Evitar tono de "amenaza" o carga excesiva de mayúsculas
Palabras como "URGENTE", "RECLAMO", "JUDICIAL", "GANADOR" o el uso excesivo de mayúsculas y signos de exclamación elevan el puntaje de spam. Mantenga un tono profesional y mesurado, centrándose en el recordatorio de pago en lugar de la penalización.
Un problema generalizado en estos tiempos: el correo basura existente en este rubro
Hoy en día, existen numerosos casos de Phishing día a día que inundan las casillas de email de las personas, con avisos de cobranza y deudas que son falsos: sólo intentan lograr robar datos a las personas como cuits, contraseñas, usuarios, etc etc.
Esto quiere decir, que los avisos que se generen, deberán ser muy distintos a este tipo de correo basura, buscando un tono más similar al de un newsletter amigable, de modo de aumentar la confiaza y hacer que no se pueda dudar de que el correo enviado es real.
La importancia de la baja tasa de quejas (complaint rate)
Si un usuario marca tu correo como spam, su reputación cae drásticamente. Ofrezca siempre una opción de "Darse de baja" o un enlace claro para contactar con un gestor, en lugar de forzar al destinatario a usar el botón de spam.
Ejemplos de mensajes
Un recordatorio de pago es una notificación o aviso que se envía a los clientes con el fin de informarles sobre el cobro de deudas vencidas o por vencer.
Si los recordatorios o avisos no resultan, esos pagos pendientes tendrán un impacto negativo en la liquidez de nuestra empresa. Aquí te dejamos algunos ejemplos para que tus recordatorios sean eficientes.
Mensajes proactivos
No siempre se logra estar en esta situación, pero lo cierto es que mientras que las fechas sean previas a los vencimientos, se estará en un caso ideal para realizar un mailing proactivo, que anticipe la etapa de intimaciones y además ofrezca un beneficio al usuario, como el caso de la siguiente imágen
Ejemplo de mensaje proactivo
Cómo escribir un mensaje de vencimiento
A la hora de escribir un mensaje de cobro, la idea no es cobrar de forma directa al cliente, sino recordarle que su fecha de pago caducó o está a punto de caducar y necesita ser pagado.
El mensaje, aunque sea delicado, debe ser directo y corto.
A partir del momento en que estés seguro de que el cliente no efectuó el pago, y ya se pasó de la fecha límite, debes cobrarle.
Cuando se usa correctamente, permite que recibas tu pago sin perjudicar la experiencia del cliente final. Un consejo útil es establecer una secuencia de pasos predeterminados que se adecuén a tu necesidad de enviar recordatorios.
Primer recordatorio de pago:
En este primer recordatorio se acostumbra usar un aviso que suene cordial y amistoso. El recordatorio debe referirse a que el período para realizar el compromiso de la boleta ya se ha iniciado.
En este mensaje no se incluyen reclamos, ya que está claro que el cliente aún está dentro del periodo establecido para cumplir con su deuda.
Ejemplo de este tipo de mensaje:
“Luisa, ¿cómo estás? Te informamos que tu compromiso con fecha de vencimiento (la fecha que se coloca aquí debe oscilar entre los 2-7 días posteriores al envío del mensaje) ya está disponible para que puedas efectuar tu pago. Una vez más agradecemos tu confianza en mis servicios”.
Recordatorio de pago una vez vencida la factura:
Lo recomendable es enviar este recordatorio una vez que han pasado dos o tres días del vencimiento de la factura. Una manera de evitar confusiones en estos casos y no afectar la opinión del cliente, es agregando una frase al final del mensaje, en tono amistoso, donde se pide no tomarlo en cuenta si ya pagó.
Ejemplo:
“Hola, te informo que aún no recibimos el pago por el compromiso con vencimiento (fecha). Te pedimos compruebes si el pago ha sido efectuado. Si ya has efectuado el pago, haz caso omiso de este mensaje. Gracias por preferirnos”.
2do recordatorio de pago una vez vencida la factura:
Este segundo recordatorio ya demanda un poco más de firmeza de tu parte.
A estas alturas ya no tienes dudas de que el pago de facturas vencidas no se ha efectuado. Este segundo recordatorio se afianzará en dos circunstancias: 1.- No se ha efectuado el pago y 2.- No se tuvo ninguna noticia del cliente
Ejemplo:
“Hola, acabo de confirmar que el pago de la factura venció el (fecha). Necesitamos que realices el pago a la mayor brevedad posible. Si tienes alguna duda al respecto, por favor comunícate conmigo”. También se puede anexar el número de factura.
3er recordatorio de pago una vez vencida la factura:
El tercer recordatorio de pago es la última comunicación escrita formal que se enviará antes de proceder con una presión legal.
Aquí es importante que seas específico y sobre todo directo cuando tengas que incluir las acciones que vas a tomar en caso de que no recibas el pago. Algunas de estas acciones pueden ser colocar al cliente en retención de crédito, involucrar a una agencia de cobranzas y hasta contratar a un abogado.
No debes olvidar que hay dos objetivos: el primero es recibir el pago de la deuda y el segundo mantener a tus clientes. Aunque te sientas frustrado, mantén una actitud profesional.
Los recordatorios por correo y teléfono son un canal con mucha aceptación, también se ha comprobado que mejora las relaciones con los usuarios. Esto se debe a que los clientes prefieren los canales de mensajería instantánea.
Sin embargo, en la actualidad no resulta conveniente aferrarse a un solo canal cuando se necesita realizar determinadas interacciones con el cliente. Lo más apropiado es adoptar una estrategia omnicanal, ya que ésta ofrece una experiencia del usuario más consistente e integrada, indiferentemente del canal de comunicación.
Algunos canales como las llamadas, IVR, correo electrónico o el WhatsApp suelen ser muy útiles en la gestión de cobranzas. Por esta razón, estos y otros canales deben incluirse en las acciones de la estrategia de gestión. El objetivo que se persigue es convertir la deuda en activos líquidos, siempre buscando, en lo posible, mantener al cliente satisfecho.
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?
Una de las herramientas más poderosas que utilizan los especialistas en marketing es el correo electrónico de recordatorio.
Su función es simple, pero muy efectiva: recordarle al destinatario algo importante que se avecina, algo que se esperaba de él, pero no sucedió.
El envío de mensajes por este medio se utiliza muy a menudo para el cobro de deudas. Estos recordatorios generalmente incluyen: monto adeudado y métodos de pago. Es muy común que las empresas y organizaciones utilicen el correo electrónico de recordatorio para notificar a sus clientes acerca del pago vencido de su tarjeta de crédito o servicios.
Finalmente recuerda que siempre cuando realizas el envío, es importante utilizar un TONO AMISTOSO, ya que al final, el objetivo que persigues es que se realice el pago de una deuda que representa un flujo de efectivo para una empresa o negocio. Cuando el tono amistoso se pierde, el destinatario suele marcar como SPAM al mensaje y perjudicar a su dirección de email orígen, lo que sólo creará problemas y dolores de cabeza para avanzar.
💡 Solución final: el poder de un servidor smtp especializado y soporte personalizado
La gestión de SPF, DKIM, calentamiento de IP, y monitoreo constante de blacklists es compleja y requiere dedicación diaria.
Si tu agencia o PYME busca una solución que combine tecnología y experiencia, le invitamos a conocer nuestros Planes de Servidor SMTP para envíos de cobranzas y avisos de deuda.
Monitoreo proactivo de blacklists: un servicio exclusivo
Nuestro equipo no espera a que sus correos sean bloqueados. Monitoreamos proactivamente la reputación de tu dirección IP en las principales blacklists para actuar de inmediato si hay una anomalía, garantizando la continuidad de la comunicación vital.
Cómo nuestro equipo te ayuda a auditar el contenido de tus correos
Ofrecemos consultoría especializada para que el equipo de cobranzas optimice el copy de sus correos y evite los filtros de spam más estrictos. Contratar nuestros servicios de mailing y SMTP significa tener un socio técnico local que está comprometido con su entregabilidad.
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