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5 tips básicos para un buen mailing de facturas


Como realizar un envío de facturación correcto
 
 
Como realizar un envío de facturación correcto

Si hay un mailing que implica especial atención hoy en día, es aquel que sostiene el envío de documentación de importancia: comprobantes, facturas, ordenes de compra, liquidaciones, etc.

Desde nuestro punto de vista cualquier mailing de esta clase, debería siempre asegurar el 100% de entregabilidad y calidad en el envío: llegar a bandeja de entrada, informar los correos abiertos, informar los correos rebotados cada cual con su motivo de rechazo.

Tambien contar con un sistema que permita un seguimiento "mail x mail" desde el momento en el cual se dispara el envío.

Repasaremos 5 tips que incluyen consideraciones de importancia para poder realizar mailing de facturación efectivo.

 
 
 


Repasaremos las principales condiciones para lograr un mailing de facturación efectivo.

 
 

Cualquiera de los programas, servidores y plataformas de mailing que ofrecemos en webmatter permiten aplicar y revisar toda esta información en detalle, y tener configurado el SERVIDOR DE EMAIL de acuerdo a lo necesario para asegurar lo recien mencionado.
Consúltenos para así obtener información actualizada sobre nuestros planes:

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1. LA IMPORTANCIA DE UN SERVIDOR DE MAIL CON DOMINIO PROPIO
 
Probablemente el punto de partida sería comprender que para un mailing exitoso, controlado y de alta reputación, se necesitará tener un servidor de mail propio, con dominio propio.

No resultaría conveniente realizar este tipo de envíos utilizando un servidor de mail público como @gmail.com o @hotmail.com. Además eso perjudicaría la imágen de marca de la entidad orígen. Enviar con ese tipo de direcciones de correo no permite tener un verdadero control y seguimiento técnico del envío.

Al contar con un servidor SMTP propio con dominio propio, se podrá tener un entorno propio configurado para cubrir todas las instancias del envío: conocer las direcciones ip origen de antemano, configurar todos los registros adecuados como DKIM, SPF, DMARC, REVERSO DE IP, REVERSO DE HOSTNAME, registros MX, FILTROS ANTISPAM, etc. Esto tendrá beneficio directo al momento de crear una REPUTACIÓN POSITIVA en la dirección de email origen de los envíos. Esta reputación será la clave para obtener una alta aceptación de parte de los servidores de mail destino: no olvidemos que llegar a bandeja de entrada es una misión obligatoria al entregar comprobantes como facturas, ordenes y otros.
 
 

 
2. PAUSA (DELAY) ENTRE CADA CORREO DISPARADO
 
Si hay un parámetro que adquirió relevancia en los últimos tiempos es el de aplicar una PAUSA en segundos entre cada disparo de mail.

Este dato normalmente se configura en la plataforma o programa que se utilice para realizar el envío. Cuando el programa de envíos no tiene este parámetro configurable, configuramos la pausa del lado del servidor SMTP. Esto al momento ha ocurrido aproximadamente en el 30% de los casos de clientes de webmatter.

Nuestro consejo respecto a la pausa entre cada disparo es: para servidores grandes como yahoo / gmail / hotmail, establecer una pausa de alrededor de 10 segundos o más. Para otros casos: una pausa de aprox 5 segundos. Si en algun caso se detectara un bloqueo "duro" por antispam y se estaba enviando con pausa de 5 segundos, es recomendable que para ese servidor destino @dominio también se aplique una pausa de alrededor de 10 segundos o más.

En relación a las pausas, muchas veces cuando las pausas son cortas por ejemplo menores a los 5 segundos, los servidores destino aplican bloqueos temporales: no llegan a ser bloqueos "duros", sino que los mails quedan retenidos en la mail queue de salida unas horas, hasta que más tarde se observa que el correo sale y llega correctamente a destino. A esto se la podría llamar una dosificación forzada, y es un comportamiento muy habitual en los servidores de yahoo y de gmail.
 
 

 
3. VÍNCULOS HTTPS Y CERTIFICADOS SSL
 
En varios aspectos debería considerarse la utilización de certificados SSL y mensajes cuyos vínculos incluídos sean "https://". Por ejemplo si las facturas de cada mensaje en lugar de presentarse como un pdf adjunto, se entregan con un vínculo de "descarga", ese enlace debería ser en todos los casos con protocolo seguro "https". Cuando esto no se cumple algunos servidores como el caso de @gmail.com suelen bloquear el contenido del mensaje, al punto de terminar rechazando el correo por completo.

En dónde se deberá contar con certificados SSL válidos configurados para mantener una alta reputación en los envíos?
  • En el subdominio.dominio del servidor de mail, ejemplos: mail.midominio.com o mx1.midominio.com, mx2.midominio.com, etc
  • En el hostname de la "máquina servidor" en el cual se encuentra mi mail configurado, ejemplos: server.midominio.com, server.dominio-proveedor.com
  • En la web de cualquier dominio presente como vínculo de mensaje, ejemplos: https://www.midominio.com, https://midominio.com, https://facturacion.midominio.com

 

 
4. SEGUIMIENTO "MAIL x MAIL" EN ENVÍOS
 

Sólo contando con un sistema que permita seguir el 100% de los emails sin excepción se podrá lograr una entregabilidad perfecta de mensajes.


Desde hace años comunicamos a los clientes el concepto básico de que los emails nunca desaparecen, y siempre se cuenta con la información para un seguimiento total, el problema es que muchos se fueron acostumbrando a la idea de que los emails realmente pueden desaparecer, simplemente porque vienen utilizando sistemas con info muy parcial y acotada de lo realmente sucedido.

A continuación se detalla el ciclo completo de un envío de email, el cual permitirá siempre verificar el problema del "mail falsamente desaparecido"

En cualquier envío de email, sea masivo o individual, para cada email a enviarse existen las siguientes fases posibles:

FASE 1


CREACIÓN

Existencia
Formato
Ortografía
 

FASE 2


DISPARO

Aplicación de Envío
Conexión de Red local o Wi-Fi
Conexión a Internet
 

FASE 3


EN COLA DE SALIDA DEL SMTP

Congestión?
Retenido temporalmente?
Dosificación forzada?
 

FASE 4 ERROR


REBOTE

Dirección inválida?
Casilla Llena?
Dominio destino inválido?
Bloqueo Anti Spam?

FASE 4 EXITO


LLEGÓ!

Inbox?
Junk?
Otra carpeta?

Para leer más información detallada de este cuadro, click aquí.

Lo importante entonces será contar con una solución de email con información que cubra el 100% del ciclo de envío, de ese modo no existirán incógnitas acerca de lo sucedido, y el control en los envíos será total.

Tambien es importante aclarar que ademas de proveer paneles y programas que ofrezcan esta información, es importante el SOPORTE TECNICO provisto que lo acompaña. En nuestro caso solemos asistir con ayudas via whatsapp, chat, teléfono de línea y utilizamos Anydesk para control a distancia de las configuraciones en pc de clientes.
 

 
5. MUY IMPORTANTE: CONCIENCIA PARA MANTENER UNA ALTA REPUTACIÓN EN ENVÍOS
 
Cada vez que sumamos un nuevo cliente para operar con nuestros sistemas y servidores, aclaramos que lo más importante será adaptarse a operar mail masivo siguiendo la necesidades actuales de ganar REPUTACIÓN.

Esto implicará sumar tareas, costumbres y tiempos que quizás antes no se contemplaban al enviar mailing.

Al principio, incluso podemos admitir algun error menor debido a que hay personas que pueden tener costumbres similares a cómo se operaba años atrás cuando el nivel de antispam era menor y más permisivo. Seguido a eso le proveemos toda la info detallada necesaria para evitar problemas a futuro en el caso de que algo se hubiera pasado por alto.

Luego habitualmente quien realiza envíos se va adaptando a los nuevos criterios existentes hoy en día para operar bien este tipo de plataformas y programas.
 

 
Esperamos que esta nota te haya resultado útil!
Para más información detallada, aguardamos tu contacto.

 
 

 

 

 








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